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会社の無駄な会議を減らす4つの働きかけ

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会社の無駄な会議を減したい方に、読んでほしいブログです。

私の会社では会議が1日2〜3件、多いときには会議だけで1日の大半が終わってしまうこともあります。

そういった経験から、生産性の高い会議と何も生み出さない無駄な会議に、たくさん出会ってきました。

そこで今回は、私の経験をもとに「会社の無駄な会議を減らす4つの働きかけ」について紹介していきます。

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最初に結論

最初に結論を書いておきます。

会社の無駄な会議を減らすために、以下の4つの働きかけをおこなってください。

・ゴールとアジェンダを共有する
・ネクストステップを決める
・議事録をとる
・タイムマネジメントをする

どれも新人研修で習うような基礎的な内容ですが、これらをしっかりと身につけることで、無駄な会議を減らしていくことができます。

次から、具体的な理由とやることについて紹介していきます。

ゴールとアジェンダを共有する

1つ目は、ゴールとアジェンダを共有することです。

よくある無駄な会議は、なんとなく集まって、なんとなく色んなことを話して終わる会議です。

こういう会議は時間も取られて、何も生み出さない、最も価値のない会議です。

ゴールとアジェンダを共有することによって、参加者が目的と進行を意識し、建設的な議論をすることができます。 

具体的にやることは、会議を招集するとき、また、会議を開始するときに、参加者にゴールとアジェンダを共有することです。

ゴールとアジェンダが共有されていない会議に参加する場合は、自分の中でゴールとアジェンダを想像しながら参加することで、無駄な会議を減らす働きかけがしやすくなります。

ネクストステップを決める

2つ目は、ネクストステップを決めることです。

よくある無駄な会議は、会議をすることが目的になってしまい、その後のアクションが見えない会議です。

せっかく良い議論ができても、アクションにつながらない会議は、価値を生みません。

ネクストステップを決めることで、参加者が次のアクションをコミットし、物事を前に進めることができます。

具体的にやることは、会議の最後にネクストステップを確認し、会議の後にも参加者にメールなどでネクストステップを共有することです。

ネクストステップの決定がないまま終わりそうな会議であれば、主体的にネクストステップの決定を働きかけることが大切です。

議事録をとる

3つ目は、議事録をとることです。

よくある無駄な会議は、会議に参加しながら他のことを考えていたり、後になって何が話されて何が決まったのかわからなくなる会議です。

他のことを考えていると、重要な情報を聞き逃したり、知識の吸収効率が下がったりします。

また、何が話されて何が決まったのかわからなくなると、あとで無駄な確認の時間が発生することになります。

議事録をとることで、会議の内容に集中し、会議で話した内容のエビデンスも残すことができます。

具体的にやることは、簡易的なメモでも良いので会議の流れを記録し、重要な会議であれば、会議後に議事録の共有をおこなうことです。

議事録は、議事録係に任せるのではなく、常にとっておくことをオススメします。

タイムマネジメントをする

4つ目は、タイムマネジメントをすることです。

よくある無駄な会議は、どうでもよい話や不毛な議論が長引いてしまい、重要な議論や決定が不充分に終わってしまう会議です。

こういう会議が続くと、決めなければならないことがズルズルと後ろ倒しになったり、締切りに迫られて雑な意思決定をおこなったり、仕事の成果に悪影響が出てきます。

会議のタイムマネジメントをすることで、決められた時間内で、充分な議論とネクストステップの決定がおこないやすくなります。

具体的にやることは、5分置きくらいに時間の経過とアジェンダの進行具合を確認します。

そこでアジェンダの進行が遅いようであれば、参加者にアナウンスをしたり、優先度の低いアジェンダをスキップしたり、参加者に時間を意識させる働きかけをおこないます。

もし、アジェンダの途中で会議が終わりそうになったら、ネクストステップの決定だけには、1〜2分使うように調整します。

タイムマネジメントは誰かがやるものではなく、参加者全員がやるべき働きかけです。

全部の会議でやる必要はあるの?

これまで「会社の無駄な会議を減らす4つの働きかけ」を紹介してきましたが、全部の会議でやる必要はあるの?と疑問に思ったかもしれません。

私の答えとしては、全部の会議でやる必要はないけれど極力やったほうが良い、という回答になります。

どんなにショボい会議でも、自分の貴重な時間が使われているわけですから、無駄な会議を減らす働きかけは、積極的にしていったほうが良いと思います。

特に、決裁者が参加する、参加者が多い、重要な意思決定をする、といった会議では、この4つの働きかけはマストでやるべきです。

最後にまとめ

最後にまとめです。

会社の無駄な会議を減らすためには、以下の4つの働きかけをおこなってください。

・ゴールとアジェンダを共有する
・ネクストステップを決める
・議事録をとる
・タイムマネジメントをする

以上、会社の無駄な会議を減らす4つの働きかけでした。

無駄な会議を減らしたい人が組織に増えてくると、組織の生産性はいっきに高まると思います。

お付き合い頂き、ありがとうございました!
何かあれば、ツイッターメールまで。

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