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プロから学ぶ!エクセルで見やすい表を作成する方法

      2018/01/28


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エクセルで見やすい表を作成したい方に、読んでほしいブログです。

どうも、みらしん(@miraisyndrome)です。

突然ですが、以下のエクセルの表、見やすくないですか?

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実はこの技術、「外資系投資銀行のエクセル仕事術」という本を読んで、エクセルのプロから習得したものになります。

ビジネスエリートの「これはすごい!」を集めた 外資系投資銀行のエクセル仕事術---数字力が一気に高まる基本スキル

エクセルというと、関数とか、マクロとか、そっちの技術に行きがちですが、実は見やすい表を作れるほうが、仕事で役立つことを今年学びました。

そこで今回は、「外資系投資銀行のエクセル仕事術」から習得した技術を元に、エクセルで見やすい表を作成する方法を紹介していきます。

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よくある見にくいエクセルの表

まず最初に、よくありがちな見にくいエクセルの表を紹介します。

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私も先程の本を読むまで、似たような表を作っていた気がします。

このままだと、作成者以外の人が見たときに、情報を理解するまで時間がかかったり、どこの数字を動かして良いのかわからなかったりします。

それでは、このエクセルの表をプロの作る方法で見やすくしていきましょう。

見やすい表を作成する方法

それでは早速はじめていきます。

※Office 365をMacの環境で使っているので、Windowsのエクセルと少し仕様が違うかもしれません。
ただ、仕事ではWindowsのPCを使っていますが、基本的には変わらない気がします。

エクセル全体の背景色を白にする

エクセルの不要な線を消すために、全体の背景色を白にします。

エクセル全体を選択します。

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背景色を「白」に設定します。

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これだけでも、不要な線が消えて、エクセルの表が見やすくなりました。

1行目、A列目を空白にする

エクセルの1行目、A列目から入力が始まると、表が窮屈に見えてしまうので、1行目、A列目を空白にします。

1行目に1行挿入します。

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行を挿入する方法は、挿入したい行を選択して、Windowsだと右クリック、Macだとcontrolを押しながらクリックすると、「挿入」の選択肢が表示されます。この「挿入」をクリックすれば、挿入が完了します。

A列目に1列挿入します。

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列を挿入する方法は、挿入したい列を選択して、行の挿入と同じステップで挿入が完了します。

こんな感じになると思います。

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1行目、A列目の幅が大きかったら、見栄えが良くなるように微調整してください。

今回は、A列目の幅を少し縮めました。

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行や列の幅を変える方法は、幅を変えたい行や列を選択して、
Windowsだと右クリック、Macだとcontrolを押しながらクリックすると、「列の幅」「行の高さ」の選択肢が表示されます。この「列の幅」「行の高さ」をクリックすれば、幅の調整ができます。

行の高さを広くする

エクセルのデフォルトの行の高さは、「13.5〜15」くらいだと思いますが、表の文字・数値を見やすくするために、行の高さを「18」くらいに広くします。
※「18」で良いと思いますが、仕様の違いで見にくいようであれば、微調整をおこなってください。

エクセル全体を選択し、どこでも良いのでエクセルの行を選択し、行全体の高さを「18」に変更します。

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行の高さが広くなり、表の文字・数字が見やすくなりました。

項目の内訳は1列横にする

”「売上」の内訳は「販売数」×「単価」です”みたいに、項目の内訳がすぐにわかるよう、項目の内訳は1列横にズラします。

項目の右横に列を挿入して、内訳を入れる列を作ります。

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大項目はそのままに、項目の内訳に該当するものは、新しく作った列に内容を移します。

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このままだと列幅が広くて見にくいので、列幅を短く調整していきます。

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内訳がすっきりわかる表になりました。

単位は別の列にそろえる

項目を見てみると、「円」「個」「%」と別の単位が混ざって、わかりにくくなっています。
これを解消するために、表の単位を別の列にそろえます。

項目の右横に列を挿入します。

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新しい列に単位を入力します。
(同時に、項目に入力していた単位を消します。)

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単位が一発でわかる表になりました。

数字は、ベタ打ちは青、計算式は黒に

エクセルの数字には、ベタ打ちの数字と計算式による数字の2種類があります。

ベタ打ちの数字

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計算式による数字

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エクセルの作業では、計算式を変えず、ベタ打ちの数字を変えてシミレーションをすることが圧倒的に多いです。

そこで、ベタ打ちの数字は青、計算式の数字は黒にすることにより、変えることのできる数字をわかりやすくします。

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これは、ビジュアル的に見やすいというより、作業をするときに見やすくするための方法になります。

数字が入らないセルには、N/Aと入力する

数字が入らないセルには、N/Aと入力することにより、数字が入っていない・・?という混乱を防ぎます。

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これも、作業をするときに見やすくするための方法になります。

表の線は、上下は太め、横線は薄くつける

エクセルの表をすっきり見やすくするために、表の線を変えていきます。

まず、エクセルの全体を選択して、「線種 / 網かけ変更」で「罫線なし」を選択してください。

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次に、項目から数字が入っている範囲+1つ右横の列の範囲(今回はJ列)まで選択してください。

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「線種 / 網かけ変更」で「その他の罫線」を選択してください。

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線のスタイルで薄い横線を選び、上・中・下と横に3本引いてください。

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次に表の範囲を選択して、「線種 / 網かけ変更」で「上罫線+下罫線」を選択してください。
このとき、1つ右横の列(今回はJ列)も含んで選択してください。

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最後に、1つ右横の列(今回はJ列)をA列と同じくらいの幅に調整してください。

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かなり表が見やすくなってきました。

大項目は薄めの色をつける

大項目に薄めの色をつけて、最も重要な情報を一発でわかるようにします。

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「外資系投資銀行のエクセル仕事術」の情報によると、色はコーポレートカラーなどに合わせるのが良いとのことです。
個人的には薄い青がしっくりきています。

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セルの内容は上下中央に、数字が入っている列は右寄せにする

最後に細かいところを調整していきます。

エクセル全体を選択をして、セルの内容は上下中央に寄せます。

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次に、数字が入っている列は右寄せにします。

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他、見にくいところあれば微調整をおこない、見やすい表の完成です!

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このような作業をおこなうだけで、エクセルの表が断然見やすくなりました。

こんな感じで、エクセルの表が見やすくなると、情報を早く理解できたり、ミスを防いだりすることができます。

「外資系投資銀行のエクセル仕事術」は読んだ方が良い!

エクセルの見やすい表を作る方法、いかがでしたでしょうか。
私は初めて知ったとき、目から鱗でした。。

今回の情報元である「外資系投資銀行のエクセル仕事術」の本には、さらに詳しく表作成の方法が書いてあります。

加えて、「表計算のミスを防ぐ機能」や「便利なショートカットキー」の紹介もあるので、エクセルを使う機会がある方は、この本を読むことを強くオススメします!

今回のブログは、以上になります。

余談ですが、普段エクセルを読み込んでいる財務の人にも「見やすい表ですね!」と言われて嬉しかったです。
そのぐらいエクセルのスキルが上がると思います!

お付き合い頂き、ありがとうございました!
何かあれば、ツイッターメールまで。

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