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エクセルの集計作業が簡単に!ピボットテーブルの使い方

更新日:


ピボットテーブルの使い方_記事導入画像

エクセルの集計作業をラクにしたい方、ピボットテーブルを使いたい方に読んでほしいブログです。

エクセルのピボットテーブルを知っていますか?

もし、エクセルで集計作業をやっている方で、ピボットテーブルを知らない方がいれば、今すぐ覚えたほうが良いと思います!

今回は、エクセルの集計作業をラクにできる、ピボットテーブルの基本的な使い方を紹介していきます。

※私のエクセルは、MacのOffice365になるため、WindowsやExcel20XXの仕様やデザインと少し異なる場合がございます。

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ピボットテーブルとは?

ピボットテーブルとは、エクセルのデータを色んな角度から集計できる便利な機能です。

例えば、1つのデータリストから会社別の売上合計を集計したり、業種別の売上平均を集計したり、自由にサクサク集計することができます。

こういうよくあるデータリストから・・

ピボットテーブルの使い方_画像1

会社別の売上合計を集計

ピボットテーブルの使い方_画像2

業種別の売上平均を集計

ピボットテーブルの使い方_画像3_3

こんな感じで、自由にデータの集計ができるのですが、実際にピボットテーブルの使い方を見ていきましょう!

ピボットテーブルの使い方

ピボットテーブルを使うには、まず集計対象のデータリストを用意します。

集計対象のデータリストは、見出しの行(例えば「会社名」)と個別データの行(例えば「株式会社A」「株式会社B」)といったデータ構造になっている必要があります。

ピボットテーブルの使い方_画像4

データリストが用意できたら、データリストにエクセルのカーソルを当てて、エクセルのメニューにある「挿入」をクリックし、さらに一番左にある「ピボットテーブル」をクリックします。

ピボットテーブルの使い方_画像5

「ピボットテーブルの作成」というポップアップが出てくるので、「OK」をクリックします。

ピボットテーブルの使い方_画像6

こんな感じで、ピボットテーブルのシートが作成されます。

ピボットテーブルの使い方_画像7

ここから、ピボットテーブルを作成していきます。

ピボットテーブルのフィールドの設定

シートの右にある「ピボットテーブルのフィールド」の項目をイジると、色んな集計ができるようになります。

ピボットテーブルの使い方_画像8

このとき、「ピボットテーブルのフィールド」には、データリストの見出しの項目がデフォルトで入っています。

例えば、会社名別の売上を時系列で見たい場合、次のようにイジっていきます。

まず、「会社名」の□をクリックして、チェックをつけます。

ピボットテーブルの使い方_画像9

すると、ピボットテーブルのフィールドの「行」の枠に「会社名」の項目が入ると同時に、シートのA列4〜13行目に会社名別の項目がまとまりました。

ピボットテーブルの使い方_画像10

このように、ピボットテーブルのフィールドの「行」の枠に、集計対象の項目を指定することによって、項目にひもづく個別のデータが被りなく縦にまとまります。

次に、「時期」の□をクリックして、チェックをつけます。

ピボットテーブルの使い方_画像11

このとき、ピボットテーブルのフィールドの「値」の枠に「時期」の項目が入ってしまうのですが、この場所はふさわしくないので、「時期」の項目を選択して、「列」の枠にドラッグします。

ピボットテーブルの使い方_画像12

すると、ピボットテーブルのフィールドの「列」の枠に「時期」の項目が入ると同時に、シートの4行目に時期の項目がまとまりました。

ピボットテーブルの使い方_画像13_1

現時点ではデータリストで入力していたとおり「年月」で抽出されていますが、あとで説明する「グループの選択」によって「年」にまとめることもできます。

このように、ピボットテーブルのフィールドの「列」の枠に、集計対象の項目を指定することによって、項目にひもづく個別のデータが被りなく横にまとまります。

最後に、「売上」の□をクリックして、チェックをつけます。

ピボットテーブルの使い方_画像14

すると、ピボットテーブルのフィールドの「値」の枠に「売上」の項目が入ると同時に、シートに指定した「会社名」と「時期」のあいだに売上の値がまとまりました。

ピボットテーブルの使い方_画像15_1

このときの「値」は合計が入力されていますが、あとで説明する「値の変更」によって「平均値」や「個数」にまとめることもできます。

このように、ピボットテーブルのフィールドの「値」の枠に、集計対象の項目を指定することによって、集計対象の項目と「行」「列」に指定されいてる項目にひもづく個別のデータがシートにまとまります。

ここから、ピボットテーブルを編集して仕上げていきます。

ピボットテーブルの編集

まず、時期を「年月」ではなく、「年」にまとめていきます。

シート上で時期(例えば「2016年1月」)を選択した上で、「グループの選択」をクリックします。

ピボットテーブルの使い方_画像16

「フィールドのグループ化」をクリックします。

ピボットテーブルの使い方_画像17

「グループ化」のポップアップが出てくるので、単位で「年」を選択して、「OK」をクリックします。

ピボットテーブルの使い方_画像18

時期が年度別にまとまりました。

ピボットテーブルの使い方_画像19

次に、売上合計の値が見づらくなっているので、「¥」をつけて見やすくしていきます。

シート上で売上合計の値(例えば「5681・・」)を選択した上で、「フィールドの設定」をクリックします。

ピボットテーブルの使い方_画像20_1

「ピボットテーブル フィールド」というポップアップが表示されるので、左下にある「表示形式」をクリックします。

ピボットテーブルの使い方_画像21_1

「セルの書式設定」というポップアップが表示されるので、分類から「通貨」を選択して、「OK」をクリックします。
(参考までに、「数値」を選択すると、「¥」がつかない3桁区切りの表示になります。)

ピボットテーブルの使い方_画像22_1

再び、「ピボットテーブル フィールド」の画面に戻りますが、ここでも「OK」をクリックします。

ピボットテーブルの使い方_画像23_1

売上合計の値に、「¥」がつきました。

ピボットテーブルの使い方_画像24

最後に、E列の総計を残しておく意味がないので、消していきます。

エクセルのメニューにある「デザイン」をクリックし、デザインのメニューに表示される「集計」をクリックします。

ピボットテーブルの使い方_画像25

「列のみ集計をおこなう」をクリックします。

ピボットテーブルの使い方_画像26

E列の総計が消えました。

ピボットテーブルの使い方_画像27

これで集計したピボットテーブルを見やすく仕上げることができました。

ピボットテーブルの値の変更

最後に、今回の事例では「売上合計」を値として集計しておりましたが、値を「平均」や「個数」に変更するやり方をまとめておきます。

シートで値を選択した上で、「フィールドの設定」をクリックします。

ピボットテーブルの使い方_画像28

「集計方法」が表示されるので、「平均」を選択して、「OK」をクリックします。

ピボットテーブルの使い方_画像29

値が平均に変わりました。

ピボットテーブルの使い方_画像30

同様に、「フィールドの設定」の「集計方法」で「個数」を選択すると、値を「個数」に変更することができます。

ピボットテーブルの使い方_画像31

今回はサンプルの数字を均等に入れていたので、12個ずつ表示されています。

以上、エクセルのピボットテーブルの基本的な使い方でした。

今回紹介した集計方法を知っておくだけで、エクセルの集計作業がラクになると思います!

ピボットテーブルでは、他にもグラフを作成したり、小計を入れたり、色々なことができるのですが、また別の機会に紹介していきます。

ピボットテーブルについて、もっと詳しく知りたい方は、以下の本がオススメです。

お付き合い頂き、ありがとうございました!
何かあれば、ツイッターメールまで。

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