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ビジネスで役立つ!基本的なエクセル関数20種の使い方

更新日:


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ビジネスで使う基本的なエクセル関数を覚えたい方に、読んでほしいブログです。

エクセルの関数を使うと、数値の合計や平均を出したり、条件によってAとBの結果を出し分けたりと、色んなことができるようになります。

エクセルの関数は全部で数百種類あると言われていますが、今回のブログでは、ビジネスで使う基本的な関数を20種類紹介したいと思います。

正直これさえ覚えておけば、エクセルの関数で困ることは、ほとんどないと思います。

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今回ブログで紹介する20種類のエクセル関数

先に、20種類のエクセル関数を書いておきます。

・SUM
・AVERAGE
・AVERAGEA
・COUNT
・COUNTA
・IF
・SUMIF
・AVERAGEIF
・COUNTIF
・ISERROR
・AND
・OR
・VLOOKUP
・HLOOKUP
・TODAY
・TEXT
・SUBTOTAL
・ROUNDDOWN
・ROUNDUP
・LEN
・RANK.EQ

それでは、それぞれのエクセル関数について紹介していきます。

計算で使う基本的なエクセルの関数

SUM

「SUM」は、数値の合計を出す関数です。

例えば、A社、B社、C社の売上合計を出すことができます。

使い方は、合計値を入力したいセルを選択し、「=SUM( 合計したい数値が入ったセルをすべて選択 )」を入力します。

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AVERAGE

「AVERAGE」は、数値の平均値を出す関数です。

例えば、A社、B社、C社の売上平均を出すことができます。

使い方は、平均値を入力したいセルを選択し、「=AVERAGE( 平均したい数値が入ったセルをすべて選択 )」を入力します。

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COUNT

「COUNT」は、入力された数値の個数を数える関数です。

例えば、A社、B社、C社…と売上が入力されたセルの数を知ることができます。

使い方は、個数の合計値を入力したいセルを選択し、「=COUNT( 数えたい数値が入ったセルをすべて選択 ) 」を入力します。

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COUNTA

「COUNTA」は、数値だけでなく、入力されたデータ全ての個数を数える関数です。

「COUNT」との違いは、数値以外の文字列が入っている場合でも、個数を数えることができます。

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例えば、A社、B社、C社…と「○」が入力されているときに、「○」が入力された会社の個数を数えることができます。

使い方は、個数の合計値を入力したいセルを選択し、「=COUNTA( 数えたいデータが入ったセルをすべて選択 )」を入力します。

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論理的な計算で使う基本的なエクセルの関数

IF

「IF」は、条件が合っている場合はA、間違っている場合はBの結果を出す関数です。

例えば、 A社、B社、C社…の売上が10,000より上の場合には「◯」、10,000以下の場合には「×」という印をつけることができます。

使い方は、条件の結果を出したいセルを選択し、「=IF( 条件式 , 条件式が正しい場合の結果 , 条件式が誤っている場合の結果 )」を入力します。

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参考までに、文字の結果を出したい場合は、文字を""で囲んで入力します。

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SUMIF

「SUMIF」は、条件に基づいて数値の数値の合計を出す関数です。

例えば、 A社、B社、C社…の業界別の売上合計を出すことができます。

使い方は、条件の結果を出したいセルを選択し、「=SUMIF( 計算対象の項目をすべて選択 , 条件の結果を出したい項目を選択 , 計算対象の数値が入ったセルをすべて選択 )」を入力します。

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「計算対象の項目をすべて選択」、「計算対象の数値が入ったセルをすべて選択」は、絶対参照(「$」をつける)で範囲を固定しておくと、「条件の結果を出したい項目」を複数入力したいときに便利です。

【参考】エクセルの基本!相対参照と絶対参照をわかりやすく解説するよ

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AVERAGEIF

「AVERAGEIF」は、条件に基づいて数値の平均を出す関数です。

例えば、 A社、B社、C社…の業界別の売上平均値を出すことができます。

使い方は、条件の結果を出したいセルを選択し、「=AVERAGEIF( 計算対象の項目をすべて選択 , 条件の結果を出したい項目を選択 , 計算対象の数値が入ったセルをすべて選択 )」を入力します。

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「AVERAGEIF」も絶対参照を利用すると、便利に計算ができます。

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COUNTIF

「COUNTIF」は、条件に基づいて入力されたデータ全ての個数を数える関数です。

例えば、 A社、B社、C社…の業界別が入力されたセルで、各業界の会社の数を知ることができます。

使い方は、条件の結果を出したいセルを選択し、「=COUNTIF( 集計対象の項目をすべて選択 , 条件の結果を出したい項目を選択 )」を入力します。

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論理的な計算で覚えておくと便利なエクセルの関数

ISERROR

「ISERROR」は、IF関数と組み合わせて、計算式の結果がエラーとエラーじゃない場合で、返す結果を変えることができる関数です。

エラーとは、計算式の結果を出したときに、計算できないデータが入っていたなどの理由で、「#VALUE!」と表示された状態のことを示します。

この「#VALUE!」を空白や指定の文字などに変えることができます。

例えば、売上の前年比を求めたいときに、売上が数値ではなく「未記入」と入力されていた場合、「集計中」という結果をセルに入力することができます。

使い方は、計算後に「#VALUE!」と入ってしまうセルを選択し、「=IF(ISERROR( 計算式 ), 計算式の答えがエラーの場合の結果 , 計算式の答えがエラーじゃない場合の計算式や結果 )」を入力します。

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AND

「AND」は、IF関数と組み合わせて、AかつBの条件であればCという結果、AかつBの条件でなければDという結果を出すことができる関数です。

例えば、売上が10万円以上、かつ、利益が1万円以上の会社であれば「◯」、違う場合は「×」を付けるといったことができます。

使い方は、条件の結果を出したいセルを選択し、「=IF(AND( 条件1 , 条件2 ), 2つの条件が満たされる場合の結果 , 2つの条件が満たされない場合の結果 )」を入力します。

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OR

「OR」は、IF関数と組み合わせて、AもしくはBの条件であればCという結果、AもしくはBの条件でなければDという結果を出すことができる関数です。

例えば、売上が10万以上、もしくは、利益が1万円以上の会社であれば「◯」、違う場合は「×」を付けるといったことができます。

使い方は、条件の結果を出したいセルを選択し、「=IF(OR( 条件1 , 条件2), どちらかの条件が満たされる場合の結果 , どちらの条件も満たされない場合の結果 )」を入力します。

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データの抽出で使う基本的なエクセルの関数

VLOOKUP

「VLOOKUP」は、列にある指定した項目に合致するデータを別のデータ群から抽出することができる関数です。

例えば、たくさんの会社の売上が入力されているエクセルのシートから、A社・B社・C社の売上だけ、簡単に抜き出すことができます。

使い方は、抽出した結果を出したいセルを選択し、「=VLOOKUP(抽出する項目 , 参照するデータ範囲※参照する項目から値まで選択 , 選択した範囲のなかで項目から値までの列の数を入力 , 検索方法※基本的に完全一致の0を入力 )」を入力します。

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「参照するデータ範囲」を絶対参照にしておくと、便利に計算ができます。

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HLOOKUP

「HLOOKUP」は、行にある指定した項目に合致するデータを別のデータ群から抽出することができる関数です。

VLOOKUPは列でしたが、HLOOKUPは行になります。
違いはそれだけです。

使い方は、抽出した結果を出したいセルを選択し、「=HLOOKUP( 抽出する項目 , 参照するデータ範囲※参照する項目から値まで選択 , 選択した範囲のなかで項目から値までの行の数を入力 , 検索方法※基本的に完全一致の0を入力) 」を入力します。

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「VLOOKUP」と同じく、「参照するデータ範囲」を絶対参照にしておくと、便利に計算ができます。

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その他覚えておくと便利な基本的なエクセルの関数

TODAY

「TODAY」は、当日の日付を出す関数です。

例えば、締め切り日と当日の日付の差分を出すことで、締め切りまでの日数を把握することができます。

使い方は、当日の日付を知りたいセルを選択し、「=TODAY()」と入力するだけです。

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TEXT

「TEXT」は、日付の曜日を知ることができる関数です。

例えば、スケジュールの曜日を把握して、土日に作業を入れない計画表を作ることができます。

使い方は、曜日を入力したいセルを選択し、「=TEXT(曜日を知りたい日付が入力されたセル , "aaa" )」と入力するだけです。

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SUBTOTAL

「SUBTOTAL」は、1つの関数で「SUM」「AVERAGE」「COUNT」など様々な計算ができる関数です。
さらに、フィルタなどを使って表示条件を絞った際に、絞った範囲内で計算結果を出してくれる関数です。

例えば、会社の売上を特定の業種で絞った際に、絞った範囲内で売上の合計をサクッと確認することができます。

使い方は、集計の結果を入力したいセルを選択して、「=SUBTOTAL( 集計の種類※合計の場合「9」, 集計範囲 )」を入力します。

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ここまでは「SUM」と同じですが、フィルタで業種を絞ったときに、業種別で合計が出せるのが「SUBTOTAL」の特徴です。

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SUBTOTALの集計の種類については、以下のサイトを参考にしてみてください。

【参考】SUBTOTAL関数でさまざまな集計値を求める

ROUNDDOWN

「ROUNDDOWN」は、桁数の切り捨てができる関数です。

例えば、千円以下の桁数を切り捨てした売上を出すことができます。

使い方は、切り捨てした結果を出したいセルを選択し、「=ROUNDDOWN(切り捨てしたい値 , 切り捨てしたい桁数※小数点から数えて右は整数、左はマイナスで切り捨てる桁数を数える。千円以下の場合は「-3」)」を入力します。

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ROUNDUP

「ROUNDUP」は、桁数の切り上げができる関数です。

ROUNDDOWNは切り捨てでしたが、ROUNDUPは切り上げになります。
違いはそれだけです。

例えば、千円以下の桁数を切り上げした売上を出すことができます。

使い方は、切り上げした結果を出したいセルを選択し、「=ROUNDUP( 切り上げしたい値 , 切り上げしたい桁数※小数点から数えて右は整数、左はマイナスで切り捨てる桁数を数える。千円以下の場合は「-3」)」を入力します。

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LEN

「LEN」は、文字数を数えることができる関数です。

例えば、広告文の文字数を数えることができます。

使い方は、文字数の結果を入力したいセルを選択し、「=LEN( 文字数を数えたい文字が入力されたセル )」を入力します。

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RANK.EQ

「RANK.EQ」は、指定した数値の順位を知ることができる関数です。

例えば、会社の売上が並んでいるときに、特定の企業が何番目に大きいかを知ることができます。

使い方は、順位を入力したいセルで、「=RANK.EQ( 順位を知りたい数値のセル , 順位を知りたい範囲 )」を入力します。

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以上、ビジネスで役立つ基本的な20種類のエクセル関数でした。

いっきに覚えられないと思いますが、できることを知っておくだけで、ビジネスではだいぶ役に立つと思います。

基本的なエクセルの関数をもっと詳しく知りたい方は、以下の本がオススメです。

お付き合い頂き、ありがとうございました!
何かあれば、ツイッターメールまで。

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